Bizonyos szabályokat be kell tartani azon szervezeteknek, amelyek részt vesznek az EMAS nyilvántartási rendszerében. Környezetvédelmi nyilatkozatukat évente frissíteni szükséges. Háromévenként hitelesíttetni és nyilvánosságra is kell azokat hozni.
A kis- és középvállalkozásokat segítő egyik intézkedés lehetővé teszi a rendelet által szabályozott módon, előírt feltételek teljesülése esetén az évenkénti frissítések kötelezettségétől való eltérést.
A háromévenkénti megújítás az egyik kötelezettség, minden nyilvántartásban önkéntesen részt venni kívánó szervezet számára.

Az EMAS-nyilvántartásban szereplő szervezetnek bizonyítania kell, hogy elérte környezetvédelmi céljait és megfelelő indikátorok alkalmazásával a folyamatos fejlődését környezetvédelmi nyilatkozatban dokumentálta. A regisztrált szervezet státusának megújítása és felülvizsgálata a nyilvántartásba vételi eljáráshoz képest azonos módon történik, kivéve a jogszabályi megfelelés ellenőrzését.

A logót az EMAS szerint működő szervezetek az alábbi megkötések mellett használhatják.

A logót a következő esetekben lehet használni: levélpapír fejlécén, az EMAS-ban való részvételről szóló tájékoztatón, termékhirdetésekben, a bizottsági iránymutatások szerint, érvényesített információkon a III. melléklet 3.5. szakasza értelmében, érvényesített környezetvédelmi nyilatkozatokon. A logó nem használható az alábbi esetekben: termékeken vagy azok csomagolásán, más termékekre, tevékenységekre vagy szolgáltatásokra vonatkozó összehasonlításokban.